传统的会计档案工作需要依靠纸张存储，对存储的空间大小、温度和湿度都有要求，财务人员要人工完成所有归档工作，档案在采集、调阅、借阅的过程中也易发生损坏、丢失等情况，企业需要付出高额的管理成本，不仅给财务人员带来极大的工作量，会计档案还容易受到自然或者人为的破坏，对公司造成损失。
随着信息技术的飞速发展，数字化已经成为信息处理和传递的主要方式，数字技术应用到各个领域，包括财税领域。电子会计档案利用计算机技术及其它信息技术手段，完美地解决了上述问题，将会计凭证、账簿、报表等会计核算材料以数字化形式进行存储与管理，帮助企业降低管理成本，提高工作效率。
《电子会计档案管理法》(财政部第79号令)，正式建立了电子会计档案管理制度。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会[2020]6号)提出电子会计凭证源文件是唯一合法有效的会计凭证，并明确了电子会计档案的保管方式。国家一系列政策的出台，大力推动的电子会计档案的普及与发展。
电子会计凭证管理规范
符合条件可不打印符合档案管理要求的电子会计档案和纸质档案具有同等法律效力，电子会计档案可不再以纸质形式保存。
保存电子会计凭证
使用纸质打印件报销的，应当同时归档电子源文件，电子发票打印件不能单独作为报销入账归档的依据使用。
确保真实安全
符合电子会计档案的“四性”要求，保障查验合法、真实，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现。同时带电子签名，可通过验签。
存储符合要求
按照相关部门指引进行存储和应用。使用电子会计档案的企业，要存储在独立建设的电子会计档案系统中。电子会计资料归档推荐使用OFD格式文件，不具备应用OFD文件条件的单位可使用PDF文件或其他符合长期保存要求的版式文件。
归档范围和保管年限
电子会计档案数字化建设
在企业的电子会计档案建设的目标上,一方面要符合国家对于会计档案和电子会计档案的管理要求,另一方面,系统建设要符合财务本身的使用习惯,实现电子会计档案的标准化、自动化、数字化管理,真正提升档案的管理和处理效率。
根据国家政策的要求,凭借在财税数字化领域的优势,百望云推出电子会计档案管理解决方案,通过核算系统、报销系统、资金系统、影像系统对企业电子会计资料进行自动采集,并实现电子会计档案的全生命周期管理,为助力财务管理数字化转型打下坚实基础。
百望云电子会计档案产品亮点:
• 票档一体化管理
支持电子会计档案的自动采集、智能归档、查询调阅、档案移交、鉴定销毁,实现在线化、自动化、数字化会计档案闭环管理。同时,随着数电票在全国范围内的推广,电子会计档案系统全面支持数电票的合规归档,满足国家政策要求,可自动归集百望云进销项票据,衔接业财各个系统,实现业财数据的统一管理与信息共享,以财务为支撑,推动企业财税数字化。
• 虚拟档案室管理
针对纸质档案,系统支持纸质档案装盒、上架、档案转移等常规操作,实现记账凭证、纸质原始凭证位置关联。产品同时兼容和支持单套制、双套制两种电子档案的管理模式。
• 借阅管理自动化
系统支持电子、纸质会计档案全流程线上化借阅管理,支持动态水印、安全阅览和分权限下载,能与企业现有审批流程进行集成,支持手机和邮件到期催还提醒,保证借阅过程可追溯,避免档案遗失。
• 记账凭证&原始凭证自动匹配
系统内置匹配规则引擎,依据前端业务传输的匹配关系,确定同一凭证事项中各单据的关联关系,实现记账凭证与原始凭证的自动匹配以及关联查询、正反向查询,并在同一视窗内查阅并统一呈现,大幅减轻财务工作负担。
• 内嵌四性检测工具
完善元数据管理和四性检测工具,在归档、移交、长期保存环节对档案真实性、完整性、可用性、安全性进行检测,并形成四性检测报告,利于电子文件的长期保存。
• 支持OFD版式及阅读
百望绿页支持信创环境,百望云“绿页阅读器”已正式通过中国电子技术标准化研究院强制性国家标准GB18030-2022《信息技术 中文编码字符集》最高级(实现级别3)认证,是首批测试通过产品,能够满足电子发票、电子合同、电子会计档案 、电子证照、电子公文等多场景使用需求,节省电子档案存储空间,大幅降低企业后续使用成本。
在财税数字化建设的基础上,百望云全力保障企业的数据信息安全,通过多方安全计算、可信执行环境等隐私计算技术,搭建国密安全设备、安全网络层、区块链能力平台、安全计算层等立体式、全栈式防护体系等方式,为企业构建立体全栈式安全防护体系,让企业更稳定地发展。
电子会计档案可以取代纸质档案管理方式,节省纸张消耗与存储空间,从而降低企业的管理成本。基于电子会计档案系统集中管理、连接多个系统,将打破数据孤岛,提升的档案的管理和处理效率,减轻财务人员的工作负担。通过电子会计档案数字化建设,将为企业持续创造价值。
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